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タスク管理という幻想 なかしぃ

Posted on 01 2月 2016 by

まいど(^-^)/ ついにやってきましたね、2月!2月といえば恋人たちのビッグイベント、せっぷんがありますね。えっ、違うって?おっと失礼。そうそう、節分でしたね。筆者としてはせっぷんしたいですけどね f(^_^); で、節分といえば恵方巻きですね。巷のカップルの間では「俺の恵方巻きをかぶりつけ!」「えっ、あなたの恵方巻きって太巻きじゃないじゃない」みたいな会話が繰り広げられていることでしょう。ちなみに今年の恵方は南南東らしいっすよ、奥さーん!

さて、今回はまじめに記事書きますよ、ということで今回のテーマは「タスク管理」です。みなさんタスク管理を難しく考えすぎです。タスク管理って実はいたってシンプルなんですよ。その方法をここで一挙公開です!

  1. やることを手帳に書き出す
  2. 終わったら書いた項目を消す

たったのこれだけです。Simple is bestです。はいっ、終わりです、以上!

IMG_20140831_143523

と、今までのぺら部的な記事ならここで終わって、「ただのTo Doリストやんけ、ワレ!」と河内弁で怒られそうですが、今年のなかしぃは一味ちがいますよ。なんてったってぺら部卒業のために卒論書いてますから。ありがとう、Notebookers! 友達を押し倒す予定(笑)

というわけで、やること書き出して終わったら消す。それがただひとつの真実です。真実は常にシンプルなのです。

しかし、本当にやるべきことを書き出せていますか?やるべきことが見えていますか?例えば、「□1/14カレーを作る」ということをタスクとしてメモしたとしましょう。それで十分タスク管理は十分と言えるでしょうか?否!それでは不十分なのです。カレーを作る作業はものすごく膨大な量のタスクから成り立っています。例えば

  • 冷蔵庫の中身をチェックする
  • 買い物に言ってたまねぎ、にんじん、牛肉を買う
  • たまねぎをみじん切りに切る
  • にんじんを切る
  • たまねぎを飴色になるまで炒める
  • 牛肉に火を通す
  • 鍋に水と肉・野菜を入れて火にかける
  • 沸騰したらルーを入れる
  • 灰汁をとる

と書き出したら延々とやることがありますがきりがないのでこの辺にしときます。カレーなら半日もあればタスクが完結しますが、仕事のプロジェクトや自分の夢ややりたいことなど長期にわたってやるべきことを進めていかなければならないこともあります。そういったことはいつまでに実現させるかを決めて、そこから逆算してスケジューリングします。そうすることで段取り力がupします。そしてそうやって書き出したタスクを手帳に書き留めます。

○月△日 あれをやる

という項目はその日のページに書きます。そうした項目を全て書き留めます。漏れなくダブりなく全てやることを書き出せるかどうかが勝負です。やることが多ければ1日1ページの手帳が適しています。それさえ出来れば8割方終わったも同然です。そう、何も成し遂げずやった気になって満足するレベルです。ここまで進んだ人もここで終わるか成し遂げられるかの分岐点で8割の人は挫折するのです。

では、残りの2割は何をするかというと毎日手帳を見るのです。朝見る、タスクが終了したときに見る、三時のおやつに見る、帰る前に見る、寝る前に見る、といったように毎日隙あらば手帳を見返すのです。これを習慣化させるのです。で、目にしたらやらなくてはいけません。ただし、全てやることを書き出しているのであとはそれに沿って淡々とクリアしていくだけです。この手帳を毎日見返す問いう習慣が出来なければ締め切りに間に合わなくなりいつか立ち消えになるのです。仕事なら依頼者から怒られたり信用をなくすことになります。

そう、習慣化して機械的にこなすことが残りの2割です。ここまでできれば一つ一つのタスクを終わらせて赤ペンで線を引いて消していくのが快感になってきます。(個人的な感想ですが”レ点”チェックではこの快感は半減します)

ここで蛇足を付け加えておくと、

  1. スケジュールは本当の締め切りの前に仮の締め切りを設定して余裕を持たせる→途中で失敗したときにリカバリー出来る日数が必要
  2. 締め切りまであと半分の時点でアラートを仕込んでおく→ペースをつかむ
  3. 一週間で出来なかったことは次の週のページに転記する

という作業をやっておくと問題が起きても早めに対処出来ます。

こうして書き留めたものを毎日見ることによって漏れがなくなります。そう、頭の中に覚えておかなくてもよくなります。たとえ段取りを全部忘れててもページを見返すたびにリマインドさせてもらえます。やらなければならないことを覚えておこうとするとすぐに頭がいっぱいになりやり漏れが発生し、ストレスになります。例えて言うなら脳の記憶領域はパソコンでいうとメモリーで手帳はハードディスクになります。複数のウィンドウを立ちあげるとすぐにフリーズするポンコツで貧弱なメモリーの脳みそを持つなかしぃでも手帳というハードディスクにいったん保存しておくことによって脳みそを空っぽにしておくことができ、いつも能天気ではあるけれど仕事はできる人間になれるのです。行くぜ!Wake up!関係ないね。(さらばあぶない刑事を見て早速影響されてます)

と偉そうに言ってみましたがこれは全部GTDの受け売りです。しかもGTDの一部です。受け売りだけでこんなに書けてしまうなかしぃは天才と薄っぺらいのと紙一重です、どうだ、参ったか!

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Profile: ボールペン画家にしてぺら部の創設者、しかしてその実態は? Notebookersのwriterの中で一番内容が薄っぺらいですが何か?

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